دفترچه راهنما
فهرست
۱. شروع کار و ورود
این سامانه اطلاعات حسابداری را فقط از حسابفا می‌خواند و هیچ چیزی را در حسابفا تغییر نمی‌دهد. فاکتور، رسید و چک را مثل همیشه در حسابفا ثبت کنید؛ چند دقیقه بعد اینجا دیده می‌شود.
- نشانی سامانه را در مرورگر باز کنید و با نام کاربری و رمز خودتان وارد شوید.
- در اولین ورود، سامانه از شما می‌خواهد رمز موقت را عوض کنید.
- بعد از پنج بار رمز اشتباه، ورود ۱۵ دقیقه قفل می‌شود.
- همه مبالغ به ریال نمایش داده می‌شود. عددهای کوتاه مثل «۲٫۵ میلیارد» برای خواندن سریع است و در جدول‌ها عدد کامل می‌آید.
- همه تاریخ‌ها شمسی است. برای وارد کردن تاریخ روی کادر تاریخ بزنید تا تقویم باز شود.
- کادر جستجوی بالای صفحه مشتری، فاکتور، کالا و فرصت را با هم جستجو می‌کند.
۲. امنیت حساب
ورود دومرحله‌ای (بدون نیاز به پیامک)
- برنامه Google Authenticator یا مشابه آن را روی گوشی نصب کنید.
- در سامانه روی نام خودتان در بالای صفحه بزنید و «شروع فعال‌سازی» را انتخاب کنید.
- تصویر QR را با برنامه اسکن کنید و کد ۶ رقمی را وارد کنید.
- هشت «کد بازیابی» نمایش داده می‌شود. آن‌ها را جای امنی یادداشت کنید. اگر گوشی در دسترس نبود، هر کد یک بار به جای کد ۶ رقمی کار می‌کند.
از این به بعد هر ورود به رمز و کد گوشی نیاز دارد. این روش به اینترنت و پیامک وابسته نیست.
نکات دیگر
- رمز باید حداقل ۱۰ نویسه باشد و رمزهای رایج یا شبیه نام کاربری پذیرفته نمی‌شود.
- اگر گوشی یا لپ‌تاپی گم شد، در صفحه حساب کاربری «خروج از همه دستگاه‌های دیگر» را بزنید.
- مدیر سیستم می‌تواند در تنظیمات، ورود دومرحله‌ای را برای همه اجباری کند.
- اگر رویداد «ورود و امنیت» را برای ربات فعال کنید، هر ورود و هر قفل شدن حساب در پیام‌رسان اطلاع داده می‌شود.
- هر کاربر حساب خودش را داشته باشد. حساب مشترک، گزارش فعالیت را بی‌ارزش می‌کند.
۳. داشبورد
- فروش خالص ماه: فاکتورهای فروش تأییدشده منهای برگشت از فروش در ماه شمسی جاری.
- مطالبات باز: جمع مانده فاکتورهای فروش تسویه‌نشده.
- فاکتورهای معوق: فاکتورهای بازی که از سررسیدشان گذشته است.
- چک‌های سررسیدنشده: چک‌های دریافتی نزد شما که هنوز موعدشان نرسیده است.
- هدف فروش: پیشرفت ماه نسبت به هدف، برآورد پایان ماه با روند فعلی و فروش لازم در هر روز باقی‌مانده.
- اولویت‌های امروز: مهم‌ترین پیشنهادهای مشاور هوشمند.
- رویدادهای حسابداری: آخرین اسنادی که در حسابفا ثبت شده است.
روی ستون‌های نمودار نگه دارید تا عدد دقیق دیده شود.
۴. مشتریان و پرونده ۳۶۰
در فهرست مشتریان می‌توانید بر اساس نام، موبایل، کد، شهر، وضعیت، بخش، مسئول و برچسب فیلتر کنید و خروجی Excel بگیرید. با کلیک روی نام، پرونده مشتری باز می‌شود.
زبانه‌های پرونده
- نمای ۳۶۰: اقدام پیشنهادی بعدی، نمودار خرید ۲۴ ماه، بیشترین خریدها، سهم گروه‌های کالا، کالاهای پیشنهادی، ریسک ریزش و امتیاز اعتباری.
- سوابق خرید: همه فاکتورها با تاریخ، مبلغ و اقلام هر خرید.
- وضعیت مالی: فاکتورهای باز و آخرین دریافت‌ها.
- چک‌ها: چک‌های سررسیدنشده (نزد شما یا خرج‌شده)، سررسیدگذشته وصول‌نشده، وصول‌شده و برگشتی.
- دستیار هوشمند: تحلیل همین مشتری با هوش مصنوعی، شامل متن تماس و پیش‌نویس پیامک.
- تاریخچه: ثبت تماس، جلسه و یادداشت. می‌توانید همان‌جا یادآور پیگیری بسازید.
- فرصت‌ها، کارها، فایل‌ها، مشخصات: اطلاعاتی که فقط در CRM نگهداری می‌شود.
چک خرج‌شده سررسیدنشده یعنی چه؟
چکی که از مشتری گرفته‌اید و به شخص دیگری داده‌اید، ولی هنوز موعدش نرسیده است. تا روز سررسید این چک هنوز ریسک دارد، چون اگر برگشت بخورد به شما برمی‌گردد. برای همین در پرونده مشتری جدا نمایش داده می‌شود.
مانده فاکتورها چطور حساب می‌شود؟
اگر در حسابفا دریافت‌ها را روی حساب مشتری ثبت می‌کنید (و نه روی تک‌تک فاکتورها)، سامانه مانده حساب مشتری را از حسابفا می‌گیرد و فرض می‌کند پرداخت‌ها اول فاکتورهای قدیمی‌تر را تسویه کرده‌اند. پس مانده باز همیشه روی جدیدترین فاکتورها دیده می‌شود.
۵. سرنخ، فرصت، کار و تقویم
- سرنخ: مشتری احتمالی که هنوز در حسابفا نیست. فقط در CRM ذخیره می‌شود.
- فرصت فروش: یک معامله در جریان. در «تخته فرصت‌ها» کارت را با ماوس بگیرید و در ستون مرحله بعد رها کنید.
- کار: یادآور پیگیری با موعد و مسئول. کارهای عقب‌افتاده قرمز می‌شوند و عدد آن‌ها کنار منو می‌آید.
- تقویم: کارها، موعد بستن فرصت‌ها، سررسید فاکتورها و سررسید چک‌ها در یک نگاه.
- تماس‌ها: بعد از اتصال مرکز تلفن یا اپ اندروید، تماس‌ها ثبت می‌شوند و تماس بی‌پاسخ به کار پیگیری تبدیل می‌شود.
۶. فاکتور، دریافت و پرداخت، چک، سند
این بخش‌ها آینه حسابفا هستند و فقط نقش‌های مالی آن‌ها را می‌بینند.
- فاکتورها: فیلتر بر اساس نوع، وضعیت (باز، معوق، تسویه، پیش‌نویس) و بازه تاریخ.
- دریافت و پرداخت: شش نوع رسید حسابفا: دریافت، پرداخت، درآمد، هزینه، دریافت سایر و پرداخت سایر.
- چک‌ها: دریافتی و پرداختی، با فیلتر سررسیدنشده، سررسیدگذشته، خرج‌شده سررسیدنشده و برگشتی.
- اسناد حسابداری و رویدادها: فهرست اسناد و تاریخچه آنچه در حسابفا ثبت شده است.
- کالا و خدمات: موجودی، گروه و قیمت. کالاهای زیر نقطه سفارش قرمز می‌شوند.
۷. تحلیل مجموعه
- نمای کلی: مقایسه فروش با سال قبل و نقشه فروش روزهای هفته.
- کالا و گروه‌ها: سهم هر گروه، پرفروش‌ترین کالاها و تحلیل ABC. گروه A کالاهایی است که ۸۰٪ فروش را می‌سازند و نباید هیچ‌وقت کم بیایند.
- موجودی انبار: ارزش موجودی، سرمایه راکد (۹۰ روز بدون فروش) و پیشنهاد مقدار خرید برای ۴۵ روز آینده.
- حساب‌های باز: سن مطالبات، بزرگ‌ترین بدهکاران و دوره وصول.
- چک‌ها: چک‌های در جریان، سررسید ۱۲ هفته آینده، بیشترین صادرکنندگان و بانک‌ها.
- مشتریان: بخش‌بندی، باارزش‌ترین مشتریان، مشتریانی که باید برگردند و ماندگاری مشتریان جدید.
- جریان نقدی: ورودی و خروجی ۱۲ هفته آینده از روی چک‌ها و فاکتورهای باز.
- پیش‌بینی: برآورد فروش ۶ ماه آینده با بازه خطا. این برآورد آماری است و قطعی نیست.
۸. مشاور هوشمند و هوش مصنوعی
پیشنهادهای امروز از روی داده‌های خود شما محاسبه می‌شود و به اینترنت یا هوش مصنوعی نیاز ندارد. برای هر پیشنهاد می‌توانید فهرست مخاطبان را ببینید، Excel بگیرید یا برای همه یک‌جا «کار پیگیری» بسازید.
هوش مصنوعی سه کار انجام می‌دهد: پاسخ به پرسش‌های مدیریتی، تحلیل یک مشتری و نوشتن پیش‌نویس پیام کمپین. برای فعال شدن، مدیر سیستم باید در همین صفحه یک سرویس را تنظیم کند: سرویس رایگان یا مدل محلی، یا Claude.
نام، شماره و نشانی مشتریان هرگز برای هوش مصنوعی فرستاده نمی‌شود. با این حال آمار کلی فروش و نام کالاها فرستاده می‌شود؛ اگر این هم محرمانه است، از مدل محلی روی سرور خودتان استفاده کنید.
پاسخ هوش مصنوعی پیشنهاد است، نه دستور. عددها و نتیجه‌گیری را پیش از تصمیم‌گیری بررسی کنید.
۹. ربات بله و تلگرام
ساخت ربات در بله
- در بله به «@botfather» پیام بدهید و یک ربات بسازید. یک «توکن» به شما می‌دهد.
- ربات را به گروه مدیران اضافه کنید، یا در گفتگوی خصوصی به آن یک پیام بدهید.
- در سامانه به «ربات‌ها» بروید و توکن و «شناسه گفتگو» را وارد کنید.
- «ارسال آزمایشی» را بزنید. اگر پیام رسید، کار تمام است.
چه چیزهایی اطلاع داده می‌شود
برای هر ربات جدا انتخاب می‌کنید: فاکتور، دریافت و پرداخت، سند حسابداری، رسید انبار، اشخاص، کالا، سررسید چک، گزارش روزانه، خطاهای سیستم، و ورود و امنیت.
ربات تعاملی
اگر «ربات تعاملی» را فعال کنید، می‌توانید در همان گفتگو بنویسید:
- گزارش: خلاصه وضعیت امروز
- مشتری احمدی: پرونده خلاصه مشتری با اقدام پیشنهادی
- چک: چک‌های ۷ روز آینده
- بدهکاران، موجودی نام کالا، پیشنهاد، پیش‌بینی
- هر پرسش دیگری، اگر هوش مصنوعی تنظیم شده باشد.
ربات فقط به همان گفتگویی که شناسه‌اش را وارد کرده‌اید پاسخ می‌دهد. چون اطلاعات مالی می‌دهد، آن را فقط برای گفتگوی مدیران فعال کنید.
تلگرام از سرور داخل ایران مستقیم در دسترس نیست و به رله یا پروکسی نیاز دارد. بله مستقیم کار می‌کند.
۱۰. نصب روی گوشی و کامپیوتر
سامانه مثل یک اپ روی صفحه اصلی دستگاه نصب می‌شود و نیازی به فروشگاه ندارد. این کار به نشانی HTTPS نیاز دارد.
- اندروید (Chrome): سامانه را باز کنید، منوی سه‌نقطه، «Install app» یا «افزودن به صفحه اصلی».
- آیفون و آیپد (Safari): دکمه اشتراک‌گذاری، سپس «Add to Home Screen».
- ویندوز و مک (Chrome یا Edge): نشانه نصب در نوار نشانی، یا منو و «Install».
اپ نصب‌شده همیشه اطلاعات تازه را از سرور می‌گیرد، پس بدون اتصال به سرور کار نمی‌کند.
۱۱. تنظیمات
- نام شرکت و واحد پول: فقط برچسب نمایش است و عددها را تغییر نمی‌دهد.
- هدف فروش ماهانه: برای نمایش پیشرفت در داشبورد.
- مهلت تسویه پیش‌فرض: برای فاکتورهایی که در حسابفا سررسید جدا ندارند. فاکتور بعد از این تعداد روز «معوق» حساب می‌شود.
- معنی وضعیت چک‌ها: حسابفا وضعیت هر چک را با یک عدد می‌فرستد. اگر عددی ناشناخته باشد، اینجا مشخص می‌کنید یعنی وصول‌شده، برگشتی یا چیز دیگر.
- مراحل فروش و برچسب‌ها: قابل تغییر بر اساس روش کار شما.
- برگه تطبیق: چند عدد مهم را کنار هم می‌گذارد تا با حسابفا مقایسه کنید.
۱۲. کاربران و نقش‌ها
| نقش | مشتری و فروش | اطلاعات مالی و تحلیل | خروجی Excel | تنظیمات و کاربران |
|---|---|---|---|---|
| مدیر سیستم | ویرایش | بله | بله | بله |
| مدیر فروش | ویرایش | بله | بله | خیر |
| حسابدار | فقط مشاهده | بله | بله | خیر |
| کارشناس فروش | ویرایش | خیر | خیر | خیر |
کارشناس فروش مانده حساب، فاکتورها و چک‌ها را نمی‌بیند. با ساخت کاربر جدید، رمز موقت فقط یک بار نمایش داده می‌شود. «گزارش فعالیت» همه ورودها و تغییرات را نگه می‌دارد.
دسترسی جزءبه‌جزء برای هر کاربر
در «کاربران»، روی «دسترسی‌ها»ی هر نفر بزنید. بالای صفحه بخش‌های اصلی را روشن یا خاموش می‌کنید، و پایین آن در «جزئیات هر بخش» تک‌تک موارد را: هر منو، هر کاشی داشبورد، هر زبانه تحلیل مجموعه، هر زبانه پرونده مشتری، و حتی دیده‌شدن شماره تماس و نشانی مشتری. موردی که تیکش برداشته شود از صفحه آن کاربر حذف می‌شود و با نوشتن نشانی هم باز نمی‌شود.
ضبط مکالمه
اگر ضبط خودکار تماس در برنامه «تلفن» گوشی روشن باشد، اپ اندروید بعد از پایان هر تماس فایل ضبط‌شده را به سرور می‌فرستد. این فایل‌ها را فقط «مدیر اصلی» در صفحه «تماس‌ها» می‌بیند و می‌شنود؛ بقیه کاربران حتی ستون آن را نمی‌بینند. هر بار شنیدن در «گزارش فعالیت» ثبت می‌شود. مدیر اصلی و روشن یا خاموش بودن ارسال، در «تنظیمات»، بخش «گفتار به متن و ضبط مکالمه» تعیین می‌شود. ضبط مکالمه باید با اطلاع طرف مقابل باشد.
گفتار به متن فارسی
وقتی سرویس گفتار به متن روی سرور روشن شود، پیام‌های صوتی کارها، مکالمه‌های ضبط‌شده و «یادداشت صوتی» اپ اندروید به متن فارسی تبدیل می‌شوند. در اپ اندروید، کارت مشتری را باز کنید، «یادداشت صوتی» را بزنید، صحبت کنید، و متن را در پرونده مشتری ثبت کنید.
حساب‌های ویژه (خارج از آمار)
اگر شخصی پرسنل، شریک یا حساب غیرتجاری است و مانده‌اش آمار بدهکاران یا بستانکاران را به‌غلط بزرگ می‌کند، در پرونده او زبانه «وضعیت مالی» را باز کنید و «در آمار بدهکاران و بستانکاران حساب نشود» را بزنید. برای چک‌ها، در صفحه «چک‌ها» دکمه «خارج از آمار» در ردیف همان چک هست. همه این موارد در «تحلیل مجموعه ← حساب‌های ویژه» با جمع بدهی، طلب و چک‌ها دیده می‌شوند و با یک دکمه به آمار برمی‌گردند. فاکتورهای خرید و فروش این اشخاص همچنان در همه گزارش‌های فروش هست.
ابزارهای هوشمند
- خلاصه هوشمند تماس: وقتی مکالمه ضبط‌شده به متن تبدیل شد، هوش مصنوعی خلاصه چندخطی، مبلغ‌ها و قول‌های گفته‌شده و قدم بعدی را می‌نویسد و برای همان قدم، کار پیگیری می‌سازد. نام‌ها و شماره‌ها پیش از رسیدن به مدل پنهان می‌شوند. خلاصه را فقط مدیر اصلی و کسی که تماس را گرفته می‌بینند.
- برنامه پیشنهادی روز: «روز من» کارهای امروز و عقب‌افتاده را بر اساس اولویت، ساعت مشخص و ساعت کاری شما می‌چیند. برای هر کار می‌توانید برآورد زمان بدهید؛ آنچه در امروز جا نشود با یک دکمه به فردا می‌رود.
- به چه کسی زنگ بزنم: در «روز من»، در اپ‌ها و با نوشتن «تماس» در ربات شخصی، فهرست مشتریانی که امروز بیشترین دلیل برای تماس دارند می‌آید: قول پرداخت، معوق، چک برگشتی، تماس بی‌پاسخ، تولد، خریدِ متوقف‌شده و سرنخ تازه.
- امتیاز سلامت مشتری: هر شب برای هر مشتری عددی از صفر تا صد حساب می‌شود، از وفاداری در خرید، خوش‌حسابی، رضایت در نظرسنجی و تماس اخیر. افت شدید به مسئول مشتری خبر داده می‌شود و فهرست مشتریان را می‌توان از کمترین سلامت مرتب کرد.
- پورتال مشتری: از زبانه «وضعیت مالی» پرونده، یک لینک خصوصی بسازید یا پیامک کنید. مشتری با چهار رقم آخر موبایلش وارد می‌شود و فقط فاکتورهای باز، چک‌ها و پیش‌فاکتورهای خودش را می‌بیند و می‌تواند پیش‌فاکتور را تأیید کند. لینک یک ماه اعتبار دارد، با پنج رمز اشتباه بسته می‌شود و هر وقت بخواهید باطلش می‌کنید.
- کمپین و هدف: در «کمپین‌ها» یک گروه از مشتریان را با فیلتر انتخاب کنید و برایشان پیامک بفرستید؛ بعد می‌بینید چند نفرشان در یک ماه بعد خرید کردند. در «هدف‌ها» برای تیم یا هر نفر هدف فروش، وصولی، کار یا فرصت بگذارید و پیشرفتش را ببینید.
گزارش‌ها، کارنامه و راحتی کار
- کارنامه افراد: هر نفر کارنامه خودش را می‌بیند و مدیر کارنامه همه را؛ فروش و وصولی مشتریانش، کار انجام‌شده و به‌موقع، تماس، سرعت پاسخ به سرنخ تازه و قول‌های پرداختِ انجام‌شده، در برابر دوره قبل و میانگین تیم. «مقایسه دو نفر» دو کارنامه را کنار هم می‌گذارد. اول هر ماه گزارش عملکرد هر نفر برای مدیران می‌آید و اگر هوش مصنوعی تنظیم شده باشد چند خط جمع‌بندی هم دارد.
- قیف فروش و شهرها: «تحلیل مجموعه ← قیف فروش» نشان می‌دهد از سرنخ‌های یک بازه چند نفر تماس گرفته شدند، فرصت شدند و به فروش رسیدند، به تفکیک هر مسئول. «شهرها» فروش یک سال و مطالبات باز هر شهر را کنار هم می‌گذارد.
- تقویم جریان نقدی: در «تحلیل مجموعه ← جریان نقدی» موجودی نقد و بانک امروز را وارد کنید تا برای ۹۰ روز آینده ببینید هر روز چه مبلغی می‌آید و می‌رود و اولین روزی که موجودی منفی می‌شود کدام است. حسابداری مانده بانک را نمی‌فرستد، پس این عدد را خودتان به‌روز کنید.
- تغییرهای غیرعادی: هر شنبه کالاهایی که فروششان در ۳۰ روز اخیر خیلی کمتر یا بیشتر از معمول بوده به مدیران خبر داده می‌شود و در «نمای کلی» هم دیده می‌شود.
- گزارش‌ساز: یک شاخص، یک تفکیک و یک بازه را انتخاب کنید یا به زبان ساده بپرسید («فروش ماه گذشته به تفکیک شهر»). نتیجه را به Excel ببرید، چاپ یا PDF کنید، یا ذخیره کنید تا هر شنبه یا اول هر ماه خودش برایتان بیاید.
- جستجو و فرمان سریع: از هر صفحه Ctrl+K را بزنید و نام مشتری، کار، فاکتور یا کالا، یا نام یک صفحه را بنویسید.
- داشبورد شخصی و ظاهر: با «شخصی‌سازی داشبورد» ترتیب بخش‌ها را عوض یا بخشی را پنهان کنید؛ فقط برای خودتان. با دکمه ماه در بالای صفحه، ظاهر روشن، تیره یا پیروی از دستگاه را انتخاب کنید.
- تغییر در همان جدول: در فهرست مشتریان وضعیت و مسئول هر ردیف را همان‌جا عوض کنید؛ بی‌درنگ ذخیره می‌شود.
روز کاری و ربات شخصی
- روز من: صفحه «روز من» کارهای امروز و عقب‌افتاده، قول‌های پرداخت، چک‌های سررسید امروز، تماس‌های بی‌پاسخ و تولد مشتریان شما را یک‌جا نشان می‌دهد. با یک جمله کار تازه ثبت کنید، مثلاً «فردا ساعت ۱۰ تماس با آقای احمدی»، و با دکمه‌های «۲ ساعت دیگر»، «فردا» و «هفته بعد» موعد را عقب بیندازید.
- ساعت کاری: در «حساب کاربری» ساعت شروع و پایان و روزهای کاری خودتان را تنظیم کنید. اول ساعت کاری برنامه امروز و آخر آن گزارش کار همان روز برایتان می‌آید.
- ربات شخصی: در «حساب کاربری» کد اتصال بگیرید و آن را در گفتگوی خصوصی برای ربات بله یا تلگرام بفرستید. از آن پس کارهایی که به شما واگذار می‌شود، یادآوری‌ها و گزارش‌ها فقط به همان گفتگوی خودتان می‌آید. در ربات می‌توانید بنویسید «امروز»، «گزارش» یا «کار» و بعد یک جمله.
- ترتیب و زمان کار: در صفحه هر کار می‌توانید بگویید این کار بعد از کار دیگری است (تا آن انجام نشود این شروع نمی‌شود)، زمان صرف‌شده را ثبت کنید و موعد را عقب بیندازید. کاری که چند روز از موعدش بگذرد به ناظر گزارش می‌شود.
- بار کاری و رتبه‌بندی: مدیر می‌بیند هر نفر در هفت روز آینده چند کار دارد، برای هر نفر هدف فروش ماهانه می‌گذارد و رتبه‌بندی فروش ماه و دلیل از دست رفتن فرصت‌ها را می‌بیند.
ابزارهای تازه مشتری
- اطلاعات شخصی و رابط‌ها: در زبانه «مشخصات» پرونده، تاریخ تولد، شغل، تاریخ مهم دیگر و علاقه‌مندی‌ها را ثبت کنید و افراد رابط شرکت را اضافه کنید. روز تولد به مسئول مشتری یادآوری می‌شود. فیلتر «بدون تاریخ تولد» در فهرست مشتریان نشان می‌دهد پرونده چه کسانی کامل نیست.
- سقف اعتبار: برای هر مشتری سقف بگذارید. وقتی بدهی او به‌اضافه چک‌های سررسیدنشده‌اش از سقف بگذرد، در پرونده و روی کارت تماس در اپ‌ها هشدار دیده می‌شود.
- پیامک و نظرسنجی: در «تنظیمات ← پیامک و نظرسنجی» مشخصات سامانه پیامکی خودتان را وارد کنید. از زبانه «تاریخچه» پرونده، لینک نظرسنجی را پیامک کنید؛ مشتری بدون ورود به سامانه از ۱ تا ۵ امتیاز می‌دهد و نظرش برای مدیران می‌آید. امتیاز ۱ یا ۲ خودش برای مسئول مشتری کار پیگیری می‌سازد. پیامک تبریک تولد هم از همان صفحه روشن می‌شود.
- پیش‌فاکتور، تکراری‌ها و ویزیت: از پرونده مشتری پیش‌فاکتور بسازید و چاپ یا PDF بگیرید (چیزی در حسابداری ثبت نمی‌شود). صفحه «تکراری‌ها» سرنخ‌هایی را که شماره‌شان با شخص دیگری یکی است نشان می‌دهد و ادغام می‌کند. «برنامه ویزیت» مشتریانی را که این هفته باید سراغشان رفت به تفکیک شهر فهرست می‌کند.
- نتیجه تماس و فیلتر ذخیره‌شده: در صفحه «تماس‌ها» برای هر تماس نتیجه و قدم بعدی را ثبت کنید تا یادداشت و کار پیگیری ساخته شود. در فهرست مشتریان و کارها، فیلتر دلخواه را با یک نام ذخیره کنید.
پیگیری خودکار و کارهای گروهی
- تابلوی کارها: در صفحه «کارها» دکمه «تابلو» کارها را در چهار ستون وضعیت نشان می‌دهد؛ کارت را بگیرید و در ستون دیگر رها کنید.
- الگوی کار: چند کار پشت‌سرهم (مثلاً برای مشتری تازه) را یک‌بار تعریف کنید و هر بار با یک دکمه بسازید؛ از صفحه «کارها» یا از زبانه «کارها» در پرونده مشتری.
- اتوماسیون پیگیری: در «تنظیمات ← اتوماسیون پیگیری» قاعده‌ها را روشن کنید تا سامانه هر صبح برای مطالبات معوق، چک برگشتی، قول پرداخت انجام‌نشده، مشتری خوبِ بی‌خرید، سرنخ فراموش‌شده و فرصت بی‌حرکت خودش کار بسازد. همه قاعده‌ها در آغاز خاموش‌اند.
- قول پرداخت: در پرونده مشتری، زبانه «وضعیت مالی»، مبلغ و تاریخی را که مشتری قول داده ثبت کنید. روز موعد یادآوری می‌شود و فردای آن سامانه با دریافتی‌های حسابداری می‌سنجد که قول انجام شد یا نه. فهرست قول‌ها در «تحلیل مجموعه ← حساب‌های باز» هم هست.
- تغییر گروهی: در فهرست مشتریان چند نفر را تیک بزنید و یک‌جا مسئول، برچسب یا وضعیتشان را عوض کنید. در «حساب‌های ویژه» هم می‌توانید چند شخص را با تیک زدن از آمار کنار بگذارید.
برنامه‌های ربات و هشدار
علاوه بر گزارش صبحگاهی، این پیام‌ها خودکار فرستاده می‌شوند: فاکتورهایی که امروز معوق شدند و یادآوری ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه، چک‌های سه روز آینده و چک‌های وصول‌نشده دیروز، فروش بزرگ و اولین خرید مشتری جدید، وضعیت هدف فروش، گزارش هفتگی (شنبه‌ها) همراه با موجودی کم و مشتریان در خطر ریزش، گزارش ماهانه (اول هر ماه)، و هر عصر خلاصه پایان روز و عملکرد تیم. در صفحه «ربات‌ها» هر مورد را برای هر ربات روشن یا خاموش کنید؛ هر کاربر هم در «حساب کاربری» دسته «گزارش‌ها و هشدارها» را برای خودش خاموش می‌کند.
اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری دیگر
در «تنظیمات ← اتصال حسابداری» فهرست همه سیستم‌ها و قابلیت هر کدام هست. جز حسابفا که مستقیم وصل می‌شود، سه راه دارید: بارگذاری فایل Excel با قالب نمونه همان صفحه؛ «پل حسابداری» در اپ ویندوز برای نرم‌افزارهای نصب‌شده روی کامپیوتر (حتی با قفل سخت‌افزاری) که اطلاعات را از پایگاه‌داده می‌خواند و خودکار می‌فرستد؛ و درگاه برنامه‌نویسی برای سیستم‌های اختصاصی. در هیچ‌کدام چیزی در حسابداری شما تغییر نمی‌کند.
اتصال اپ‌ها به سرور
در «حساب کاربری» دکمه «اتصال اپ اندروید و ویندوز به این سرور» را بزنید. با دوربین گوشی کد را بخوانید تا اپ با نشانی درست باز شود؛ در اپ ویندوز همان نشانی یا «کد اتصال» را در کادر سرور بچسبانید.
کشیدن و رها کردن فایل
در زبانه «فایل‌ها»ی مشتری و در گفتگوی هر کار، فایل را از کامپیوتر بکشید و روی صفحه رها کنید. در اپ ویندوز هم بعد از انتخاب مشتری، فایل را روی کارت او رها کنید تا به پرونده‌اش اضافه شود.
۱۳. همگام‌سازی با حسابفا
- هر چند ثانیه تغییرات جدید خوانده می‌شود و هر شب یک همگام‌سازی کامل انجام می‌شود.
- زمان آخرین همگام‌سازی پایین منوی کناری دیده می‌شود. اگر «ناموفق» بود، پیام خطا در «تنظیمات» و در ربات می‌آید.
- تغییر وضعیت چک‌ها و ویرایش رسیدهای قدیمی معمولاً با همگام‌سازی شبانه به‌روز می‌شود. برای به‌روزرسانی فوری «همگام‌سازی کامل» را بزنید.
- اگر اشتراک حسابفا تمام شود یا کلید API عوض شود، همگام‌سازی متوقف می‌شود ولی داده‌های قبلی دیده می‌شوند.
۱۴. پشتیبان‌گیری
هر شب یک نسخه از دیتابیس در پوشه instance/backups ساخته می‌شود. یادداشت‌ها، کارها، فرصت‌ها و فایل‌ها فقط در CRM هستند، پس کل پوشه instance را مرتب روی جای دیگری هم کپی کنید. اطلاعات مالی همیشه از حسابفا دوباره قابل خواندن است.
۱۵. واژه‌نامه
- قهرمان
- مشتری که هم زیاد و هم به‌تازگی خرید کرده است.
- وفادار
- مشتری پرتکرار با خرید نسبتاً تازه.
- تازه‌وارد
- یک خرید در ۶۰ روز اخیر.
- در خطر ریزش
- قبلاً منظم می‌خرید ولی مدتی است نخریده.
- نباید از دست برود
- مشتری پرارزش که خریدش متوقف شده است.
- خواب و ازدست‌رفته
- مدت زیادی بدون خرید.
- ریسک ریزش
- عددی از ۰ تا ۱۰۰. هرچه فاصله از آخرین خرید نسبت به عادت مشتری بیشتر باشد، بالاتر است.
- امتیاز اعتباری
- عددی از ۰ تا ۱۰۰. با مانده معوق، تأخیر زیاد و چک برگشتی کم می‌شود.
- دوره وصول مطالبات
- به طور میانگین چند روز طول می‌کشد تا پول فروش وصول شود.
- روز پوشش
- موجودی فعلی با سرعت فروش اخیر چند روز کفایت می‌کند.
۱۶. پرسش‌های رایج
عددی با حسابفا فرق دارد. اول زمان آخرین همگام‌سازی را ببینید و «همگام‌سازی کامل» را بزنید. اگر باز هم فرق داشت، از «برگه تطبیق» استفاده کنید و مورد را به مدیر سیستم بگویید.
همه فاکتورهای باز «معوق» هستند. مهلت تسویه پیش‌فرض را در تنظیمات وارد کنید.
چک‌هایی با وضعیت «نامشخص» می‌بینم. در تنظیمات، معنی آن عدد وضعیت را انتخاب کنید.
برای یک فاکتور دو پیام در ربات می‌آید. حسابفا برای هر فاکتور یک سند هم می‌سازد. رویداد «اسناد حسابداری» را برای آن ربات خاموش کنید.
کد دومرحله‌ای پذیرفته نمی‌شود. ساعت گوشی را روی تنظیم خودکار بگذارید، یا از کد بازیابی استفاده کنید. مدیر سیستم هم می‌تواند رمز و ورود دومرحله‌ای شما را بازنشانی کند.
آیا می‌توانم از اینجا فاکتور ثبت کنم؟ خیر. این سامانه عمداً فقط‌خواندنی است تا هیچ خطایی به حسابداری آسیب نزند.